Kandungan

• peringkat
• Bahagian 1 Mulakan surat
• Bahagian 2 Tuliskan badan surat itu
• Bahagian 3 Selesai surat itu
• Bahagian 4 Melengkapkan surat

Dalam artikel ini: Mulailah suratReduce badan suratFill theFind the letter14 References

Adakah anda perlu menulis surat komersial? Secara umum, jenis huruf ini mengikuti struktur yang terkenal dan mudah diterapkan yang menyesuaikan diri dengan pelbagai kandungan. Surat perniagaan mesti selalu bertarikh. Di samping itu, ia mesti mengandungi beberapa perenggan dan maklumat mengenai penghantar dan penerima. Tulis sendiri dan buat perubahan yang diperlukan, jika perlu, untuk mematuhi piawaian yang ditetapkan oleh syarikat anda.

peringkat

Bahagian 1 Mulakan surat

1. 
   

   
   Berasaskan diri dengan tata letak. Apa sahaja kandungan surat anda, anda mesti memohon peraturan persembahan tertentu. Surat perdagangan mesti ditaip. Gunakan typeface biasa seperti "Arial" atau "Times New Roman". Sekiranya boleh, memilih perenggan empedu, yang bersamaan dengan memulakan setiap perenggan baru dengan memukul kunci dua kali. kemasukan dan jangan memanjakan diri.
   • Tinggalkan margin 2.5 cm pada semua empat sisi.
   • Surat perniagaan digital mesti disusun menggunakan font biasa. Dalam e-mel profesional, elakkan menggunakan kursif atau warna e selain hitam dan putih.

2. 
   

   
   Pilih kertas yang sesuai. E mesti dicetak pada helaian saiz A4. Jika anda tinggal di Amerika Syarikat, gunakan kertas berukuran surat, iaitu 216 mm × 279 mm, atau 8.5 "× 11". Sesetengah kontrak besar boleh dicetak pada lembaran saiz undang-undang (216 mm × 356 mm).
   • Jika anda mencetak surat untuk menghantarnya, pertimbangkan untuk menggunakan kertas yang mengandungi kepala syarikat. Ini akan memberikan surat anda sebagai sentuhan rasmi kerana pembaca akan melihat logo dan maklumat hubungan syarikat anda.

3. 
   

   
   
   
   Masukkan maklumat mengenai syarikat itu. Masukkan nama dan alamat syarikat, tulis setiap item alamat pada baris berasingan. Sekiranya anda bekerja untuk pihak anda sendiri, tambahkan nama anda di tempat nama syarikat atau di atas.
   • Jika syarikat anda mempunyai header yang sedia untuk digunakan, anda boleh menggunakannya bukannya menaip data itu sendiri.
   • Sekiranya anda memasukkan alamat itu sendiri, sila taipkannya di sebelah kiri atau ke kanan di bahagian atas halaman, bergantung pada pilihan anda atau arahan syarikat.
   • Jika anda menghantar surat di luar negara, tulis nama negara dalam huruf besar.

4. 
   

   
   Nyatakan tarikh. Untuk lebih ketat, tulis tarikh penuh. Sebagai contoh: "1 April 2012". Dalam surat yang dikemukakan dalam bahasa Perancis, tempat dan tarikh sepatutnya muncul di kanan atas halaman.
   • Sekiranya tulisan surat anda bertahan beberapa hari, nyatakan tarikh anda selesai surat tersebut.

5. 
   

   
   
   
   Tambah maklumat penerima. Masukkan nama penuh penerima, tajuk jika berkenaan, nama dan alamat perniagaan. Maklumat ini mesti muncul dalam pesanan ini, dengan setiap item pada baris berasingan. Jika berkenaan, masukkan nombor rujukan. Dalam surat yang disampaikan kepada Perancis, maklumat mengenai penerima mesti disenaraikan di sebelah kanan, beberapa baris di bawah tarikh.
   • Untuk menerima jawapan secara langsung, adalah wajar untuk menangani surat tersebut kepada orang tertentu. Lakukan penyelidikan sedikit, jika anda mengabaikan nama penerima. Hubungi syarikat untuk mengetahui nama dan tajuk orang yang berkenaan.

6. 
   

   
   Pilih borang panggilan. Formula ini berfungsi untuk menyatakan rasa hormat anda kepada penerima. Anda akan memilih formula anda bergantung kepada sama ada anda tahu jiran anda atau tidak. Anda juga akan mempertimbangkan tahap kebiasaan atau formalisme hubungan anda. Periksa opsyen dalam senarai berikut.
   • Gunakan ungkapan "Kepada siapa yang betul:" sahaja jika anda tidak tahu dengan tepat siapa yang akan membincangkan surat anda.
   • Sekiranya hubungan anda dengan penerima adalah dangkal, lebih baik menggunakan "Sir," atau "Madam," untuk mengelakkan sesuatu yang ganjil.
   • Anda juga boleh menunjukkan tajuk penerima, sebagai contoh: "Tuan Pengarah,".
   • Jika anda tahu penerima dengan baik dan jika laporan anda sudah biasa, anda boleh menggunakan formula yang lebih peribadi, seperti "Suzanne sayang saya,".
   • Sekiranya anda mempunyai keraguan mengenai jenis kelamin penerima, gunakan formula: "Tuan-tuan, Puan-puan,".
   • Jangan lupa untuk meletakkan koma selepas panggilan atau formula kolon (:) selepas ungkapan "Kepada siapa yang betul".

Bahagian 2 Tuliskan badan surat itu

1. 
   

   
   Mengamalkan nada yang sesuai. Menurut pepatah yang terkenal, masa adalah wang dan kebanyakan ahli perniagaan membenci untuk membuang masa mereka. Oleh itu, surat anda perlu ditulis dalam nada pendek dan tepat. Membuat bacaan lebih mudah dengan pergi terus ke titik dan bermula dengan perenggan ringkas.Sebagai contoh, anda boleh bermula dengan ayat seperti ini: "Saya menulis tentang ...".
   • Elakkan peralihan bunga, kata-kata sombong, atau panjang, ayat penggulungan. Sebaliknya, cari paling asas dengan cepat dan jelas.
   • Mengamalkan gaya yang meyakinkan. Kemungkinan besar, matlamat anda adalah untuk meyakinkan pembaca anda untuk melakukan sesuatu, mengubah fikiran anda, membetulkan masalah, membayar tagihan atau mengambil tindakan. Oleh itu, dedahkan pandangan anda dengan sabitan.

2. 
   

   
   Gunakan kata ganti peribadi Ia betul betul untuk digunakan dalam huruf komersial kata ganti peribadi Saya, kami dan anda. Apabila datang kepada diri sendiri, gunakan kata ganti peribadi Saya. Anda akan menggunakan kata ganti peribadi, anda untuk bercakap tentang penerima.
   • Berhati-hati semasa menulis surat bagi pihak organisasi. Sekiranya anda menunjukkan sudut pandangan syarikat, anda mesti menggunakan kata ganti peribadi kami. Oleh itu, pembaca akan mengetahui bahawa ia adalah mengenai sudut pandangan syarikat. Jika anda menyatakan pendapat anda sendiri, gunakan Saya .

3. 
   

   
   Jelas dan ringkas. Maklumkan pembaca anda tepat mengenai perkara ucapan anda, kerana dia akan menjawab anda dengan cepat hanya jika surat anda jelas seperti air batu. Khususnya, anda mesti menunjukkan dengan jelas sama ada anda mahu penerima memberi anda sesuatu atau bertindak ke arah tertentu. Jelaskan kedudukan anda sekejap mungkin.

4. 
   

   
   Gunakan suara aktif. Apabila menerangkan keadaan atau apabila membuat permintaan, pastikan anda menggunakan suara aktif dan bukannya suara pasif. Risiko anda menjadi samar-samar atau tidak peribadi, jika dinyatakan dalam suara pasif. Di samping itu, suara aktif adalah lebih mudah dan terus ke titik. Berikut adalah dua contoh.
   • Cara pasif: "Cermin mata hitam anda tidak direka atau dibuat dengan kekuatan dalam fikiran. "
   • Cara Aktif: "Reka bentuk syarikat anda dan mengeluarkan cermin mata hitam tanpa memperhatikan kekuatannya. "

5. 
   

   
   Bersantai jika perlu. Surat ditulis oleh orang kepada orang lain. Elakkan surat standard sebanyak mungkin, kerana anda tidak dapat membina hubungan dengan seseorang dengan menghantar surat stereotaip kepada mereka. Walau bagaimanapun, elakkan ungkapan bahasa atau slanga, seperti "mesti dikatakan" untuk "mesti diterima" atau "wang" untuk "wang". Pastikan gaya profesional, tetapi mesra dan mesra.
   • Sekiranya anda mengetahui penerima dengan baik, ada kemungkinan untuk memasukkan formula jenis untuk menyatakan ucapan anda.
   • Gunakan akal fikiran untuk menentukan aspek keperibadian anda yang anda akan mendedahkan. Kadang-kadang sedikit humor benar-benar membuat hubungan perniagaan lebih mudah, tetapi berhati-hati sebelum memberitahu anekdot.

6. 
   

   
   Bersikap sopan. Anda mestilah, walaupun anda menulis aduan atau surat aduan. Periksa kedudukan penerima dan tawarkannya, dalam nada yang akomodatif dan mesra, untuk melakukan apa yang anda boleh dalam had yang munasabah.
   • Sebagai contoh, aduan tidak sopan boleh ditulis seperti berikut: "Saya fikir kacamata hitam anda sangat miskin sehingga saya memutuskan untuk tidak membeli lagi. Sebaliknya, tuntutan yang sopan kelihatan seperti ini: "Saya kecewa dengan cermin mata hitam anda dan saya memutuskan untuk menyimpan saham dengan pembekal lain pada masa akan datang. "

7. 
   

   
   Gunakan a halaman kedua di header untuk halaman tambahan anda. Majoriti surat perniagaan mesti cukup ringkas agar sesuai dengan satu halaman. Tetapi jika surat anda lebih lama, seperti kontrak atau kesimpulan undang-undang, anda mungkin memerlukan halaman tambahan. Gunakan a halaman kedua header, dibuat dari kertas yang sama sebagai halaman pertama, tetapi biasanya dengan alamat yang disingkat.
   • Tuliskan nombor halaman pada halaman kedua dan seterusnya di bahagian atas halaman. Anda juga boleh memasukkan nama penerima dan tarikh.

8. 
   

   
   Tali segalanya. Dalam perenggan terakhir, saksikan perkara-perkara yang telah anda berikan di dalam badan surat dan jelaskan rencana tindakan anda atau apa yang anda harapkan dari penerima. Cadangkan bahawa dia menghubungi anda jika dia mempunyai sebarang pertanyaan atau kebimbangan untuk menyatakannya. Terima kasih kepada penerima untuk perhatian yang diberikannya kepada surat atau soalan yang dipertimbangkan.

Bahagian 3 Selesai surat itu

1. 
   

   
   Pilih borang kesopanan. Kesimpulannya, seperti dalam bentuk rayuan, adalah untuk menunjukkan rasa hormat dan formalisme. Anda boleh memilih, tanpa menjalankan risiko menipu diri sendiri, formula seperti: "tolong percaya (Sir) kepada jaminan pertimbangan saya yang luar biasa" atau "Saya meminta anda untuk menyatakan (Sir) ungkapan perasaan setia saya. Begitu juga, jika ia adalah e-mel, pertimbangkan untuk menggunakan frasa seperti "hormat," "hormat," atau "ikhlas," yang kurang formal, tetapi boleh diterima.

2. 
   

   
   Tandakan surat tersebut. Luncurkan kira-kira empat baris sebelum menandatangani tandatangan anda. Cetak surat anda sebelum menandatanganinya. Adalah lebih baik menggunakan dakwat biru atau hitam. Jika anda menghantar surat anda melalui e-mel, imbas tandatangan anda dan letakkan gambar itu di bahagian yang sesuai dengan huruf itu.
   • Jika anda menandatangani surat itu bagi pihak orang lain, tulis "p. p. : »Sebelum tandatangan anda. Ini adalah singkatan ungkapan "oleh proksi", yang bermaksud "bukan" atau "dalam nama".

3. 
   

   
   Taipkan nama dan maklumat hubungan anda Di bawah tandatangan anda, masukkan nama, tajuk, nombor telefon, alamat e-mel atau maklumat hubungan lain yang berkaitan. Tulis setiap item pada baris bebas.

4. 
   

   
   Tambah huruf penulisan taip. Sekiranya huruf itu ditaip oleh seseorang selain pengarang, anda boleh menambah inisial orang itu di bawah pad tandatangan. Kadang-kadang, sesetengah syarikat meminta untuk memasukkan inisial pengarang surat itu untuk mencari dengan mudah orang-orang yang mengambil bahagian dalam perkembangan surat tersebut.
   • Sekiranya anda hanya mencari huruf kecil yang menulis, tuliskan huruf kecil, sebagai contoh: mj.
   • Jika anda memasukkan pengarang, gunakan huruf besar sambil mengekalkan huruf inis huruf kecil dalam huruf kecil, sebagai contoh: RW: mj. Ia adalah mungkin untuk memisahkan kedua-dua permulaan dengan slit, sebagai contoh: MW / mj.

5. 
   

   
   Tunjukkan lampiran. Sekiranya anda mempunyai bahagian yang dilampirkan ke surat anda, tulis sifat bahagian-bahagian ini, beberapa baris di bawah koordinat anda, menyatakan nombor dan jenis bahagian. Sebagai contoh, tulis: "Lampiran (2): borang, risalah".
   • Anda juga boleh menyingkat ungkapan "Lampiran" dengan menulis "P. j".

6. 
   

   
   Masukkan nama penerima. Jika anda menghantar salinan surat itu kepada orang lain, anda mesti menyebutnya dalam huruf dengan menulis singkatan "cc" di bawah "Lampiran" baris, diikuti dengan nama dan tajuk orang itu. Singkatan ini bermaksud "salinan ihsan". Ia juga merupakan singkatan dari ungkapan "salinan sebenar", apabila huruf itu ditaip dengan kertas karbon.
   • Sebagai contoh, tulis: "cc: Marie Martin, Pengarah Pemasaran".
   • Jika anda menambah lebih daripada satu nama, selaraskan nama kedua di bawah yang pertama tetapi tanpa "cc:"

Bahagian 4 Melengkapkan surat

1. 
   

   
   Betulkan hurufnya. Susun atur adalah unsur utama untuk menggambarkan profesionalisme anda. Tetapi, anda mesti membetulkan kesilapan anda untuk membuktikan kepada penerima bahawa anda mampu dan bertanggungjawab. Jalankan semakan ejaan pemprosesan e-pemprosesan anda, tetapi juga membaca surat anda dengan teliti sebelum menghantarnya.
   • Semak bahawa surat itu jelas dan ringkas. Adakah terdapat perenggan yang mengandungi lebih daripada tiga atau empat ayat? Sekiranya ini berlaku, cuba hapuskan ayat yang tidak perlu.
   • Jika surat itu sangat penting, pertimbangkan untuk meminta rakan atau rakan sekerja untuk membacanya. Kadang-kadang penampilan segar boleh menemui kesilapan atau kesilapan yang anda mungkin tidak perasan.

2. 
   

   
   Jangan menggaruk surat anda. Jika anda mempunyai berbilang halaman, jangan staple mereka. Jika anda ingin menyimpan halaman anda dengan teratur, anda boleh melampirkannya dengan klip kertas kidal atas.

3. 
   

   
   Catat surat itu. Sekiranya anda menghantar surat secara mel, gunakan sampul saiz komersial. Jika boleh, dapatkan sampul surat yang mengandungi logo syarikat. Catat alamat pengirim dan penerima dengan betul. Lipat huruf itu separuh, supaya orang yang pertama kali melepaskan kepak atas dan kemudian kepak bawah. Pastikan anda mendapat surat anda sebelum menghantarnya.
   • Jika anda merasakan bahawa tulisan anda tidak kemas dan tidak mencerminkan kecekapan profesional anda, masukkan alamat menggunakan perisian pemprosesan e-mel anda dan cetaknya di sampul surat dengan pencetak anda.
   • Jika surat itu sangat penting atau mendesak, pertimbangkan untuk menyampaikannya melalui perkhidmatan.
   • Jika anda mahu menghantarnya melalui e-mel, tukarnya ke format "HTML" atau PDF untuk terus memformat. Walau bagaimanapun, lebih baik menghantar surat yang dicetak di atas kertas.