Pengarang:
Robert White
Tarikh Penciptaan:
1 Ogos 2021
Tarikh Kemas Kini:
12 Mungkin 2024
Kandungan
Anda baru sahaja dilantik atau dilantik sebagai setiausaha jawatankuasa yang menjadi milik anda. Tahniah! Adakah anda tahu bagaimana merakam, menyiapkan dan mempersembahkan minit? Tidak menjadi masalah jika anda mengikuti Alkitab perundangan Peraturan Perintah Robert yang dikemas kini atau menulis minit dalam tetapan yang kurang formal, berikut adalah kaedah penting untuk diikuti.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 4: Penyediaan Sebelum
Ketahui peraturan mesyuarat organisasi anda. Sekiranya setiausaha dijangka membuat minit rasmi, tanyakan apakah kumpulan itu mengikuti Peraturan Perintah Robert atau beberapa panduan rasmi lain. Dalam tetapan yang lebih tidak rasmi, tanyakan apa yang harus disertakan dalam minit atau bagaimana ia akan digunakan.
- Anda tidak perlu membiasakan diri dengan Peraturan Perintah yang dikemas kini yang lengkap, tetapi mendapatkan salinan atau meminjamnya dapat membantu menjawab soalan tertentu.
- Ketahui peranan anda juga. Beberapa setiausaha minit tidak menghadiri mesyuarat, sementara yang lain mengambil masa dan menyumbang untuk perbincangan. Walau apa pun kesnya, setiausaha tidak boleh menjadi orang lain dengan peranan penting, seperti fasilitator atau presiden.
Siapkan model terlebih dahulu. Minit setiap mesyuarat mengulangi beberapa maklumat, jadi templat akan membuat format yang konsisten untuk memudahkan rujukan. Sekurang-kurangnya sertakan ruang untuk maklumat berikut:- Nama organisasi.
- Jenis mesyuarat: adakah mesyuarat biasa, mingguan atau tahunan, mesyuarat jawatankuasa kecil, atau mesyuarat tujuan khas?
- Tarikh, masa dan tempat. Tinggalkan ruang untuk waktu mula dan akhir (dirancang dan ditangguhkan).
- Nama ketua atau ketua mesyuarat dan setiausaha (atau pengganti).
- Senarai "hadiah" dan "tidak hadir". Perhatikan jika kuorum hadir (cukup orang untuk memilih).
- Ruang untuk tandatangan anda. Sebagai orang yang bertanggungjawab untuk minit, anda akan selalu menandatangani karya anda, dan tandatangan tambahan mungkin diperlukan setelah mendapat persetujuan dari minit tersebut, bergantung pada dasar organisasi anda.
- Agenda, jika ada. Sekiranya ketua atau fasilitator mesyuarat tidak meminta anda menyusun agenda, dia harus mempunyai satu agenda yang akan membantu mengatur catatan anda mengenai mesyuarat tersebut.
Bawa buku nota atau buku nota dengan anda. Pilih sesuatu yang anda selesa. Sekiranya anda sering menulis minit, ketepikan buku nota untuk tujuan itu atau buat folder di komputer anda.- Sekiranya anda mengambil masa beberapa minit pada pertemuan sebelumnya dan mereka belum disahkan, bawalah juga bersama anda.
- Walaupun perakam dapat menolong anda menyalin catatan beberapa minit kemudian, ia bukan pengganti untuk mencatat. Sekiranya anda akan merakam perjumpaan, lihat apakah semua orang yang hadir setuju dan jangan menyerah pada godaan untuk menuliskannya kata demi kata.
- Belajar secara ringkas akan mempercepat proses pengambilan nota, tetapi tidak perlu dapat menulis setiap perkataan sehingga menghasilkan beberapa minit. Sebenarnya, anda harus mengelakkannya.
- Sekiranya anda diminta untuk mencatat nota secara terbuka semasa perjumpaan, gunakan projektor atau easel persembahan dan bawa pulang ke rumah selepas itu tanpa mengaburkannya, jadi anda boleh menggunakannya untuk memasukkan minit.
Bahagian 2 dari 4: Mengambil Catatan Mengenai Mesyuarat
Sampaikan senarai kehadiran. Setelah semua orang hadir, sebarkan sehelai kertas (atau lebih, untuk perjumpaan yang lebih besar) dengan ruang bagi setiap orang untuk menulis nama dan maklumat hubungan mereka. Anda boleh menggunakan senarai ini selepas perjumpaan untuk mengisi bahagian hadiah model anda atau melampirkan senarai itu pada minit yang lengkap.- Sekiranya anda tidak mengetahui banyak yang hadir, lakarkan jadual tempat dan isikan sambil meminta masing-masing untuk memperkenalkan diri. Tetap berguna semasa membuat catatan sehingga anda dapat memanggil orang dengan nama apabila sesuai, seperti yang akan dibincangkan di bawah.
Isi sebanyak mungkin templat anda. Semasa anda menunggu mesyuarat dimulakan, tuliskan nama organisasi, tarikh dan tempat perjumpaan dan jenisnya (mis. Mingguan, mesyuarat jawatankuasa khas, dll.). Apabila ia bermula, catat masa mula.
- Sekiranya anda tidak mempunyai templat, catat maklumat tersebut di bahagian atas nota anda.
- Sekiranya mesyuarat itu dipanggil untuk tujuan khas atau pada waktu khas, simpan nota yang dihantar untuk memberitahu anggota dan lampirkan pada minit selepas menyalinnya.
Tuliskan hasil gerakan pertama. Sebilangan besar perjumpaan formal akan dimulakan dengan gerakan untuk mengadopsi agenda, jadi langkah ini akan menggunakan prosedur ini sebagai contoh. Sekiranya mesyuarat dimulakan dengan gerakan yang berbeza, tuliskan semua maklumat yang berkaitan dengannya:
- Gerakan ini biasanya dieja dengan huruf "Saya mencadangkan". Biasanya "saya mencadangkan penerapan agenda ini".
- Nama pencadang (orang yang mengemukakan usul).
- Hasil pengundian. Sekiranya positif, tulis "gerakan diterima". Jika tidak, tulis "gerakan ditolak".
- Anda boleh meminta gerakan yang lebih panjang untuk dihantar secara bertulis sekiranya anda tidak dapat menuliskannya dengan betul. Sekiranya masalah ini kerap berlaku, tanyakan di antara mesyuarat sekiranya dasar ini dapat dibuat rasmi untuk gerakan dengan lebih dari sebilangan kata.
- Sekiranya anda telah menyusun agenda, anda boleh menjadi penyokong usul itu dan setiausaha risalah. Tidak ada masalah dalam mendaftarkan tindakan anda sendiri, selagi anda tetap objektif.
Tuliskan usul lain yang muncul semasa perjumpaan. Dengarkan dengan teliti semua perbincangan, namun, kecuali jika diperintahkan sebaliknya, jangan rakamnya. Apabila gerakan baru dibuat, tuliskan maklumat yang berkaitan.
- Ingatlah bahawa setiap usul mesti menyertakan kata-kata yang tepat, nama pencadang dan hasil undian.
- Beberapa usul perlu disokong sebelum meneruskan pemilihan. Sekiranya seseorang mengatakan "Saya menyokong gerakan" atau yang serupa, tuliskan nama orang itu sebagai penyokong.
- Sekiranya anda tidak mengetahui nama penyokong atau memerlukan usul diulang, hentikan mesyuarat dengan sopan untuk bertanya. Menulis maklumat dengan betul cukup penting untuk menjamin gangguan kecil.
- Sekiranya usul menerima pindaan, ubah kata-kata usul itu dalam nota anda. Tidak perlu diperhatikan bahawa pindaan telah terjadi, kecuali jika kontroversi dan menimbulkan banyak perbincangan.
Dengarkan laporan dan dapatkan salinannya. Setiap kali laporan, item berita atau sejenisnya dibaca dengan kuat, catat nama dokumen tersebut dan siapa yang membacanya atau jawatankuasa kecil yang menyusunnya. Sekiranya gerakan mengikuti bacaan, rakam seperti yang anda lakukan.
- Adalah lebih praktikal untuk mendapatkan salinan pada akhir perjumpaan. Buat nota untuk meminta pembaca atau ketua mesyuarat salinannya kemudian dan lampirkan salinan itu ke minit yang ditranskrip.
- Sekiranya tidak ada salinan, perhatikan di mana dokumen asalnya disimpan. Anda mungkin perlu meminta maklumat ini selepas mesyuarat.
- Sekiranya ahli membuat laporan lisan dan bukannya membaca dokumen, tulis ringkasan laporan ringkas dan objektif tanpa membincangkan secara terperinci atau memetik pembicara secara harfiah.
Catat tindakan yang diambil atau ditandakan. Ini termasuk memeriksa tugas yang diberikan pada pertemuan terakhir dan tindakan baru. Adakah ada yang tinggal untuk menulis surat? Tuliskan nama dan arahan orang itu.
- Bergantung pada formaliti mesyuarat, banyak tindakan ini mungkin tergolong dalam klasifikasi "gerakan". Dalam perjumpaan yang kurang formal, anda juga perlu membuka telinga anda untuk membuat keputusan yang kurang jelas.
- Nyatakan secara ringkas alasan di sebalik keputusan, jika ada keputusan.
Catat semua perkara dan keputusan. Setiap kali keberatan terhadap prosedur dibuat, tuliskan keberatan lengkap dan asasnya, serta keseluruhan keputusan yang dibuat oleh presiden.
- Sertakan sebarang rujukan mengenai Peraturan Perintah Robert, dasar organisasi atau protokol syarikat.
Tuliskan ringkasan perbincangan hanya jika diminta. Secara rasmi, minit mencatatkan apa yang ada selesai, bukan apa yang ada kataNamun, memenuhi permintaan khusus yang dibuat oleh organisasi kepada anda.
- Semasa merakam perbincangan, objektif mungkin. Sertakan poin-poin tertentu, bukan pendapat, dan kurangkan penggunaan kata sifat dan kata keterangan. Matlamat anda adalah menulis dengan cara yang kering, faktual dan membosankan!
- Jangan beri nama kepada orang semasa ringkasan perbincangan. Sangat penting untuk tidak melakukan ini dalam perbincangan hangat yang boleh menyinggung perasaan anda.
Ikat hujung pada akhir perjumpaan. Tuliskan masa berakhirnya dan ingatlah untuk mendapatkan salinan laporan atau ingatkan seseorang untuk menghantarnya kepada anda.
- Lihatlah nota anda untuk melihat apakah ada yang hilang atau memerlukan penjelasan. Sekiranya anda perlu bertanya sesuatu kepada seseorang, lakukanlah sebelum orang itu pergi.
Bahagian 3 dari 4: Menyalin minit
Mulakan proses ini secepat mungkin. Sebaiknya tuliskan minit rasmi sejurus selepas perjumpaan, ketika acara masih segar di fikiran anda.
Gunakan komputer untuk menaip nota mesyuarat. Anda mungkin telah melakukan ini jika menggunakan buku nota. Simpan nota anda dan mulakan dokumen baru selama beberapa minit, supaya anda dapat membandingkan dua perkara itu secara bersebelahan.
Format nota anda menjadi perenggan yang tersusun. Setiap usul, keputusan atau titik perintah baru harus dalam perenggannya sendiri. Semasa memformatnya, pastikan bahawa:
- Anda menggunakan ejaan dan tatabahasa yang betul. Gunakan pemeriksa ejaan jika anda perlu.
- Dia menggunakan ketegangan yang sama di seluruh teks. Gunakan masa lalu atau masa kini yang sempurna, tetapi jangan ganti dalam dokumen yang sama.
- Itu objektif mungkin. Pendapat anda tidak akan muncul dalam beberapa minit, kerana anda ingin membuat catatan objektif yang dapat digunakan oleh semua orang.
- Dia menggunakan bahasa yang mudah dan tepat. Mana-mana bahasa yang tidak jelas mesti diganti dengan kata-kata yang tepat, dan keterangan yang dihiasi mesti dikeluarkan.
- Ini hanya merangkumi tindakan yang diambil, bukan perbincangan. Kecuali anda diminta untuk menuliskan perbincangan, fokus pada apa yang ada selesai, bukan apa yang ada kata.
- Dia menghitung halaman untuk memudahkan rujukan.
Sebarkan draf minit kepada ahli. Hantarkan salinan kepada masing-masing menggunakan maklumat hubungan pada helaian kehadiran. Sekiranya anda tidak mempunyai maklumat ini, ketua mesyuarat seharusnya dapat menghubungi anda.
Dapatkan persetujuan minit. Anda mungkin diminta untuk membacanya dengan lantang pada pertemuan berikutnya dan menghantarnya untuk mendapatkan persetujuan. Sekiranya gerakan dilalui, tuliskan.
- Sekiranya minit dibetulkan sebelum diterima, buat perubahan pada dokumen dan nyatakan pada akhir bahawa minit itu diperbetulkan tanpa menjelaskan pembetulan khusus.
- Sekiranya gerakan dibuat untuk membetulkan minit setelah disetujui, sertakan kata-kata yang tepat dari gerakan itu dalam minit yang relevan dan sama ada telah disetujui atau tidak.
Bahagian 4 dari 4: Menggunakan templat minit mesyuarat
Pergi ke laman templat mesyuarat. Templat yang telah dibuat ini akan menjimatkan masa untuk mengatur minit dan membantu mencegah kesilapan.
Luangkan masa melihat setiap laman web. Gunakan ciri carian mereka dan cari pilihan untuk mencari yang terbaik untuk anda.
- Sekiranya anda memerlukan model tertentu, seperti umum atau standard, cari laman web untuk keperluan khusus anda dan muat turun model dengan mengklik butang yang sesuai. Simpan mereka ke lokasi yang mudah dicari supaya anda tidak kehilangannya.
Buka fail. Setelah memuat turunnya, buka zip dan buka di Microsoft Word atau Excel. Untuk meningkatkan kualiti dan kemudahan penggunaan, gunakan versi terbaru Microsoft Word, kerana memperbaruinya akan mempermudah dan memungkinkan anda memanfaatkan fitur baru.
Tambahkan logo dan hak cipta syarikat anda di tajuk. Padamkan logo sampel, tetapi tidak tanpa membaca terlebih dahulu syarat penggunaan dari mana anda memperoleh model tersebut. Lagipun, tidak ada masalah untuk masalah undang-undang, bukan?
Tukar tajuk. Di bahagian tajuk, sorot perkataan "Mesyuarat / Kumpulan" dan tulis tajuk minit anda.
Tukar tema (pilihan). Untuk menjadikan model minit anda lebih cantik dan lebih profesional, pertimbangkan untuk menukar warna atau memilih tema siap pakai. Sangat mudah: cari tab "Susun atur halaman" dan ikuti ke bahagian "Warna dan tema". Di sana, anda boleh menyesuaikan penampilan model anda dan menjadikannya sesuai dengan warna logo syarikat anda.
Namakan bahagian templat. Harus ada beberapa nama bidang di seluruh model. Anda mungkin memerlukan lebih kurang, atau anda masih tidak menyukai bagaimana bahagian itu dinamakan. Sesuaikan mereka untuk memenuhi keperluan mesyuarat anda.
Simpan templat ke buku nota anda supaya anda dapat membawanya ke mesyuarat dan mula membuat minit. Sekiranya anda terus menggunakan Microsoft Office, perkara akan menjadi cepat dan mudah dan anda dapat mengikuti mesyuarat dengan lebih teratur dan lebih tepat daripada sebelumnya. Sebagai alternatif, anda boleh mencetak templat anda untuk menuliskannya dengan tangan, tetapi menjaga ketinggian bidang sehingga anda dapat meletakkan seberapa banyak maklumat yang anda perlukan.
Kaji model anda. Tahniah! Templat minit mesyuarat anda sudah lengkap. Produktiviti dan ketepatan anda semasa perjumpaan dijangka meningkat secara pesat, sekarang kerana anda mempunyai model untuk membimbing anda dan mengatur pemikiran anda. Seperti mana-mana projek, tinjau butirannya untuk melihat apakah ada sesuatu yang hilang atau membingungkan. Setelah anda yakin bahawa semuanya sudah teratur, anda akan menyelesaikan model anda dan akan bersedia untuk mesyuarat seterusnya.
Petua
- Masukkan minit tepat setelah mesyuarat selesai, kerana yang terbaik adalah menyimpannya semasa acara masih diingat. Juga penting bagi para peserta untuk mendapatkan salinan tindakan yang perlu mereka lakukan secepat mungkin setelah perjumpaan selesai.
- Duduklah sedekat mungkin dengan ketua mesyuarat sehingga anda dapat mendengar segala-galanya dan meminta penjelasan tanpa perlu mengangkat suara.
- Simpan fail di tempat yang selamat.
- Mintalah orang menuliskan gerakan mereka supaya mereka tidak perlu mendaftarkannya di tempat.
- Jangan takut untuk mengganggu dan meminta penjelasan pada bila-bila masa.
- Minitnya sangat penting: disimpan dan boleh digunakan bertahun-tahun kemudian. Sekiranya masalah itu sah, misalnya, reputasi seseorang mungkin bergantung pada beberapa minit.
- Baca beberapa bahagian Peraturan Perintah Robert yang dikemas kini, khususnya bahagian yang membincangkan tentang menjadi setiausaha.
- Tulis perkara semasa ia berlaku. Sekiranya topik yang sama muncul dua kali, jangan mengelompokkannya.
Amaran
- Jangan masukkan terlalu banyak butiran dalam beberapa minit. Walaupun anda diminta untuk merakam perbincangan, buatlah sesingkat dan objektif mungkin. Hadkan diri anda untuk melaporkan hanya perkara utama yang timbul, atau anda akan terbeban dan mengisi dokumen dengan perincian yang tidak perlu.
- Tafsiran peribadi dan perasaan orang yang bertanggungjawab untuk minit tidak boleh memasukkan rekod.
- Sekiranya sebahagian daripada mesyuarat itu dirahsiakan, tidak melaporkan. Sebaliknya, tulis bahawa "dewan melaporkan bahawa perbincangan itu dirahsiakan. Oleh itu, ia tidak dirakam."
- Sekiranya anda diminta untuk merakam perbincangan sulit, seperti pertemuan antara peguam dan pelanggan anda, lakukan dalam satu minit dipisahkan dan menjauhkannya dari minit mesyuarat agung. Tandai sebagai rahsia dan jelaskan siapa yang akan dapat mengaksesnya.
