Pengarang:
Laura McKinney
Tarikh Penciptaan:
1 April 2021
Tarikh Kemas Kini:
16 Mungkin 2024
Kandungan
- peringkat
- Bahagian 1 Mengatur masa dan ruang
- Bahagian 2 Mengurus E-mel
- Bahagian 3 Menguruskan masa
- Bahagian 4 Mengekalkan Kesihatan Fizikal dan Mental
Menjadi teratur adalah kualiti yang dicari oleh perekrut, kerana ia merupakan salah satu aset terbaik untuk menyediakan kerja yang berkualiti. Walau bagaimanapun ramai pekerja menghadapi masalah organisasi yang berbeza-beza darjah.Jika anda adalah sebahagian daripada itu, ketahui bahawa terdapat penyelesaian yang mudah dan berkesan. memberi anda beberapa tips untuk menjadikan kehidupan profesional anda lebih mudah melalui organisasi yang lebih baik.
peringkat
Bahagian 1 Mengatur masa dan ruang
-
Catat aktiviti anda dalam akhbar. Ambil seminggu untuk menilai setiap aktiviti anda semasa anda pergi. Minggu tipikal ini akan membolehkan anda mendapat gambaran keseluruhan tugas harian anda. Anda akan dapat mengklasifikasikannya mengikut masa yang mereka perlukan dan objektif yang akan membolehkan anda untuk mencapai. -
Tentukan puncak produktiviti anda. Sesetengah orang lebih aktif pada waktu pagi sementara yang lain lebih berkesan selepas makan tengah hari. Apa sahaja masa terbaik untuk anda, mengambil kesempatan untuk mencapai tugas yang paling penting dan rumit. -
Mengutamakan tugas anda. Mengambil tabiat mempunyai diari dalam kertas atau bentuk digital. Sebelum berangkat pada sebelah petang atau tiba di waktu pagi, tandakan aktiviti yang paling penting: laporkan untuk dibuat dalam masa yang singkat, penyediaan janji temu ... Ini akan membolehkan anda memberi masa dan tenaga yang diperlukan untuk setiap tugas tanpa menyebarkan anda. Walau bagaimanapun, kekal cukup fleksibel untuk memasukkan keperluan baru sekiranya berlaku perubahan keadaan. Sekiranya anda tidak pasti kepentingan relatif tugas, tanyakan kepada kolaborator atau penyelia anda untuk maklumat lanjut. -
Berikan tugas-tugas kecil dengan cepat. Mengutamakan tidak bermakna menangguhkan! Dengan kata lain, jika anda mempunyai tugas yang tidak penting tetapi mudah dicapai, jangan letakkannya semalaman. Berhati-hati dengan aktiviti-aktiviti kecil ini secepat mungkin supaya anda boleh memberi tumpuan kepada mata yang paling penting. -
Atur ruang kerja anda. Sama ada anda mempunyai pejabat kecil atau bilik sebenar, ruang anda mesti kondusif untuk kerja yang berkesan! Ruang kerja yang rosak boleh menyebabkan tekanan dan mengehadkan produktiviti anda. Ia bukan tentang menjadi gila tandas! Anda hanya perlu tabiat membasuh meja anda.- Simpan ruang kerja anda. Menghapuskan semua fail dan sampah yang menyeberang pejabat anda. Sebaliknya, berhati-hati meletakkan bahagian penting. Simpan dan bersihkan ruang kerja anda sebaik sahaja anda mempunyai peluang: semasa tempoh aktiviti, semasa rehat, antara dua tugas ...
- Bersih seperti yang anda pergi. Dengan cara ini, anda mengelakkan terkumpul kertas atau sisa makanan di meja anda.
- Simpan perkara di hujung jari anda: telefon, pena, pad kertas ... Susun ruang kerja anda untuk menjadikannya berfungsi sebaik mungkin.
-
Rancang hari anda. Untuk menganjurkan dengan berkesan, anda perlu menjadualkan temujanji anda, tetapi juga semua tugas profesional lain seperti membaca e-mel anda, menulis laporan ... Sebagai contoh, anda boleh menghabiskan satu atau dua hari pelantikan minggu anda dan seluruh minggu untuk tugasan anda yang lain. Jangan cuba mengisi tempoh kosong di semua kos. Ambil kesempatan untuk berehat atau berfikir tentang masalah yang kurang serta-merta. Tempoh aktiviti rendah ini juga dapat meramalkan yang diharapkan.- Gunakan kalendar atau kalendar. Anda boleh memilih agenda kertas, kalendar elektronik atau aplikasi seperti iCalendar atau Google Now.
- Categorikan aktiviti anda. Sebagai contoh, anda boleh mengklasifikasikannya mengikut jenis (projek, acara, mesyuarat, pemecahan ...) atau mengikut urutan kepentingan. Pilih sistem yang membolehkan anda melihat aktiviti utama anda dengan pantas.
- Optimalkan penggunaan alat digital. Sebagai contoh, Outlook boleh digunakan sebagai buku alamat, kalendar atau senarai aktiviti yang perlu dilakukan. Dengan menggunakan alat yang sama untuk merancang kehidupan profesional anda, anda akan mendapat kecekapan.
- Jika boleh, perintahkan beberapa kerja anda. Adalah sukar untuk memuatkan pembantu dengan tugas-tugas yang diberikan kepada anda atau untuk meminta bantuan rakan sekerja. Walau bagaimanapun, ini membolehkan anda memfokuskan semula pada aktiviti yang boleh anda lakukan dan mengoptimumkan pengurusan masa anda.
Bahagian 2 Mengurus E-mel
-
Jika boleh, jadilah bacaan e-mel anda. Beberapa jawatan mungkin memerlukan sambungan tetap kepada anda. Jika ini bukan kes anda, jangan baca e-mel anda sehingga waktu yang dijadualkan pada siang hari. -
Isikan surat anda. Tandakan perbualan penting dan klasifikasi e-mel anda mengikut tujuan mereka, pengirimnya ... Gunakan ciri yang ditawarkan oleh Outlook (folder dan subfolder) atau Gmail (label).- Padamkan s kerana ia diproses. Atur perbualan dan e-mel penting yang mungkin anda perlukan. Mempunyai kotak kosong, semuanya telah dibaca dan dirawat, boleh menjadi kelegaan pada penghujung hari. Jika anda membuat peraturan, pastikan anda tidak tergesa-gesa memproses e-mel anda.
-
Mengoptimumkan cara komunikasi. Sama ada antara rakan sekerja atau rakan kongsi, jangan bentangkan diri dengan perbualan melalui e-mel. Perbualan segera atau hanya telefon adalah penyelesaian pilihan untuk kelajuan dan hubungan manusia. Mereka boleh menjimatkan masa yang berharga dan menjimatkan tekanan anda untuk menanti tindak balas anda. Di samping itu, lebih mudah untuk bertukar maklumat dalam benang perbualan lisan daripada secara bertulis. -
Hadkan gangguan kerja yang tidak lama lagi. Ia adalah penting untuk berehat sepanjang hari. Sebaliknya, mengganggu anda di tengah-tengah tugas untuk menjawab telefon atau rakan sekerja yang berjalan di hadapan meja anda memecah jadual kerja anda dan masa buangan. Tanpa mengasingkan diri sepenuhnya, jangan teragak-agak untuk menutup pintu atau meninggalkan telefon anda pada mesin menjawab. Apabila tugas anda selesai, balas kepada pelbagai permintaan. Yang mengatakan, jangan membuat aturan mutlak dengan risiko muncul sebagai sosial atau tidak boleh diakses! -
Gunakan pengkomputeran awan. Teknologi ini memungkinkan untuk menyimpan sejumlah besar maklumat melalui pelayan jauh. Oleh itu, ia adalah murah dan meningkatkan kebolehaksesan data. Oleh itu, anda boleh bekerja dari mana-mana peranti dengan syarat dia mempunyai akses ke internet. yang pengkomputeran awan boleh meningkatkan kualiti kerja anda dan pengurusan masa anda kerana ia membolehkan anda bekerja lebih cepat dan lebih cekap. Perkhidmatan ini biasanya tersedia sebagai langganan yang dibayar oleh syarikat. Jangan teragak-agak untuk mencadangkan penggunaan teknologi ini untuk perkhidmatan anda. -
Gunakan ciri yang ditawarkan oleh enjin carian. Anda mungkin sudah mempunyai kebiasaan merakam dan menilai tapak di kegemaran anda secara peribadi. Jangan teragak-agak untuk melakukan perkara yang sama di pejabat, terutamanya jika anda mempunyai komputer anda sendiri. Sebagai contoh, tapak rakan kongsi korporat atau maklumat umum adalah sumber yang anda perlukan akses cepat.
Bahagian 3 Menguruskan masa
-
Jangan cuba melakukan lebih daripada satu tugas pada satu masa. Dalam dunia yang dikuasai oleh teknologi maklumat dan komunikasi, pekerja dijangka sentiasa bersedia dan memberi respons kepada semua permintaan pada masa yang sama. Semua pakar berminat untuk mengatakan bahawa fenomena ini multitasking petunjuk, bertentangan dengan penampilan, kehilangan masa dan kualiti kerja. Apabila otak kita tepu dengan maklumat, ia tidak mempunyai masa untuk menganalisis segala-galanya. Oleh itu, melaksanakan beberapa tugas pada masa yang sama meningkatkan tekanan dan mengurangkan keupayaan untuk menganalisis dan menumpukan perhatian. Ia lebih masuk akal untuk menyelesaikan satu masalah pada suatu masa. -
Buat jadual anda sendiri. Selain menyusun agenda tertentu (mesyuarat, acara, mesyuarat ...), adalah baik untuk mempunyai jadual umum hari anda. Ini akan membolehkan anda meramalkan puncak aktiviti dan tempoh rehat.- Beberapa aktiviti, seperti memikirkan sesuatu projek atau mengkaji fail klien, memerlukan tumpuan dan analisis. Untuk meningkatkan kecekapan anda, merancang masa tertentu untuk dibelanjakan untuk jenis aktiviti ini. Sekiranya anda memindahkan fail atau projek, keupayaan intelektual anda akan berkurang, menjadikan anda lebih cekap. Begitu juga, tugas yang lebih membosankan seperti membaca surat atau laporan mestilah terhad dalam masa. Jika tidak, anda mungkin merasa bosan dan melambatkan atau menangguhkan aktiviti.
- Beri masa tambahan untuk beberapa aktiviti. Malah, mesyuarat atau pelantikan mungkin mengambil masa yang lebih lama daripada yang dijangkakan. Berdasarkan pengalaman anda, masukkan dalam jadual anda masa yang lebih besar daripada jangka masa yang diumumkan.
-
Anda boleh menggunakan penggera. Ia boleh mengingatkan anda tentang peristiwa, isyarat akhir masa yang diperuntukkan untuk menyelesaikan tugas atau hanya memberi anda irama kerja. Walau bagaimanapun, elakkan cincin tanpa diduga, kerana ini mungkin memberi tekanan kepada anda tanpa membuat anda lebih cekap. -
Jangan menjalankan tugas anda tanpa sebab yang sah. Lennui, keletihan, keinginan untuk meninggalkan pejabat sebelum ini ... adalah semua sebab yang salah untuk menangguhkan aktiviti. Penindasan adalah pembaziran masa dan kecekapan yang sebenar. Bagaimanapun, anda mesti tetap fleksibel. Sekiranya peristiwa yang tidak dijangka berlaku (mesyuarat minit terakhir, semakan fail mendesak ...), perhatikan apa yang perlu anda lakukan dan sambung semula aktiviti anda kemudian. Anda juga boleh menyediakan penyelesaian alternatif. Contohnya, jika anda tidak boleh pergi ke mesyuarat, cuba buat panggilan persidangan.
Bahagian 4 Mengekalkan Kesihatan Fizikal dan Mental
-
Ambil rehat. Seperti yang dinyatakan dalam artikel, adalah penting untuk merancang tempoh rehat fizikal dan intelektual. Sesungguhnya, berehat pada waktu petang untuk melakukan apa yang kita tidak mempunyai masa untuk dilakukan pada waktu pagi adalah sia-sia. Pecahnya membolehkan anda mengambil langkah mundur, menghargai kerja yang dilakukan dan bertukar dengan rakan sekerja. Di samping itu, ia membantu untuk mengatur dan meningkatkan produktiviti yang lebih baik. Sekiranya anda diliputi kerja, masukkan tempoh rehat dalam kalendar anda supaya anda tidak melupakannya. Jika perlu, merancang penggera. -
Dapatkan tidur yang cukup. Manfaat tidur sentiasa diiktiraf. Namun ramai pekerja tidak cukup tidur. Sediakan rutin untuk mendapatkan tidur malam yang baik selama tujuh atau lapan jam. -
Jangan bandingkan diri anda dengan rakan sekerja anda. Setiap orang mempunyai peranan tertentu yang dia tangkap secara berbeza. Kaedah organisasi yang berkesan untuk rakan sekerja tidak semestinya untuk anda. Anda boleh membincangkan amalan terbaik, tetapi anda perlu mencari sistem anda sendiri. -
Penganjuran adalah proses yang memakan masa. Jadual anda akan diletakkan semasa anda bekerja di syarikat. Jangan cuba mengikuti agenda anda di semua kos dan fleksibel. Mulakan dengan organisasi umum (pejabat teratur, pengedaran masa antara kerja dan rehat ...) dan kemudian memperbaiki secara beransur-ansur.
