Pengarang:
Robert White
Tarikh Penciptaan:
6 Ogos 2021
Tarikh Kemas Kini:
12 Mungkin 2024
Kandungan
Kita semua tahu bahawa teratur di tempat kerja adalah penting; walaupun begitu, ini adalah pertempuran yang tidak berkesudahan bagi banyak orang. Percaya atau tidak, tetap teratur bukanlah tugas yang menakutkan seperti yang terdengar. Beberapa perubahan tabiat dan penyelesaian yang berterusan dapat menjadikan proses ini lebih mudah daripada yang anda fikirkan.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 4: Menguruskan Ruang dan Masa Anda
Pantau aktiviti anda. Selama beberapa hari, catat beberapa aktiviti anda dalam buku harian. Ini akan membantu anda melihat dengan tepat apa yang anda lakukan tanpa menyedarinya, dan anda akan mendapat gambaran awal mengenai kegagalan organisasi dan produktiviti anda. Di samping itu, anda harus melakukan latihan ini dengan mempertimbangkan keseluruhan tujuan anda. Melalui buku harian aktiviti, anda akan dapat melihat tugas mana yang dapat membuang masa anda dan yang mana yang dapat menyumbang kepada matlamat anda.
Tentukan jadual produktiviti anda yang tinggi. Sebilangan orang produktif pada waktu pagi, sementara yang lain membenci idea untuk bangun pagi. Anda mungkin sudah mengetahui bahagian-bahagian hari yang menjadikan anda lebih produktif. Terlepas dari pilihan anda - malam, pagi, makan siang atau sebelum atau sesudah "jam sibuk" - manfaatkan tempoh ini untuk memaksimumkan produktiviti anda.
Utamakan tugas anda. Kita semua tahu bahawa beberapa tugas lebih penting daripada yang lain; namun, kami tidak selalu memberi mereka keutamaan yang mencukupi. Kembangkan, misalnya, sistem yang mengklasifikasikan tugas melalui peringatan yang merangkumi jenama seperti bendera atau bintang dengan kejujuran dan fleksibiliti. Simpan peringatan ini dekat dengan komputer atau meja anda, sama ada maya atau fizikal. Luangkan lebih banyak masa dan tenaga anda untuk item keutamaan utama dalam senarai. Contohnya termasuk tugas dengan tarikh akhir yang pendek, seperti perkara yang mesti anda sampaikan pada akhir hari atau keesokan harinya. Anda juga boleh mengutamakan respons kepada pelanggan, bos atau orang lain yang bertanggungjawab atas perbelanjaan yang dihasilkan. Sekiranya anda tidak pasti betapa sensitif atau pentingnya tugas, adalah idea yang baik untuk bertanya.
Selesaikan tugas cepat dengan segera. Tidak semua tugas perlu diutamakan dan dijadualkan untuk waktu tertentu.Merancang atau menjadualkan sebilangan daripadanya memerlukan masa yang lama untuk menyelesaikannya. Sekiranya demikian, dan anda dapat menyelesaikan tugas-tugas ini dengan segera, nikmati! Menangani halangan ini dengan cara ini juga akan membantu anda mengelakkan penundaan.
Menguruskan kekacauan dan bahan kerja. Jadual kami bergerak dengan mudah dari adegan kekacauan ke adegan kemusnahan yang layak untuk filem - yang menjadikan organisasi sukar. Beberapa orang malah beroperasi di bawah dasar pembersihan yang ketat. Walaupun tidak penting, ambil beberapa langkah untuk membersihkan stesen kerja anda.
- Sambung semula pesanan. Buang sampah dan arkibkan bahan yang anda perlukan secara sistematik. Bersihkan kekacauan jika boleh: semasa rehat atau antara tugas.
- Bersihkan kotoran yang anda hasilkan dengan segera. Jadi, anda tidak perlu risau untuk membersihkannya nanti. Selanjutnya, ini akan mengelakkan gangguan semasa daripada kekal di meja anda pada masa akan datang.
- Simpan bekalan yang anda perlukan di hujung jari anda. Jelas sekali, tidak semua yang ada di sekitar anda adalah tanda ketidakselesaan. Mempunyai alat yang anda gunakan menjimatkan masa anda dan memanfaatkan ruang berharga anda dengan baik.
Jadual waktu untuk aktiviti dan janji temu. Sebilangan orang menjadualkan mesyuarat sahaja, tetapi tidak membuat senarai aktiviti yang diperlukan. Menjadwalkan tugas yang paling penting, serta janji temu, boleh bermanfaat. Anda juga boleh "mengumpulkan" tugas tertentu. Contohnya: menjadualkan perjumpaan hanya pada hari Selasa dan Khamis. Simpan juga masa lapang di kalendar anda untuk menyisihkan masa kreatif untuk diri sendiri atau untuk menampung acara yang tidak dijangka.
- Gunakan agenda dan kalendar. Alat-alat ini boleh berupa kertas atau maya, dalam bentuk aplikasi seperti iCalendar dan Google Now.
- Pisahkan aktiviti anda ke dalam kategori. Mengkategorikan atau memisahkan aktiviti mengikut warna dapat memberi anda peringatan visual yang cepat tentang perkara yang penting. Kategori ini boleh merangkumi, misalnya: surat-menyurat, projek, acara, perjumpaan, perbincangan dan juga rehat atau waktu untuk latihan fizikal.
- Optimumkan teknologi anda. Kalendar maya dan platform e-mel, seperti Outlook, dapat menggabungkan senarai tugasan, kenalan dan alamat anda. Ini bukan sahaja menjadikan semuanya lebih cekap, tetapi juga mengoptimumkan proses berfikir anda.
- Sekiranya boleh, serahkan tugas. Memandangkan intensiti kerja sehari, mudah lupa bahawa anda tidak perlu melakukan semuanya sendiri. Berikan tugas kepada pembantu atau, jika anda sangat sibuk dengan pekerjaan, mintalah rakan sekerja untuk membantu anda dan menolong tugas-tugas tertentu. Anda dapat memberi ganjaran kepada mereka apabila semuanya lebih tenang.
Kaedah 2 dari 4: Merawat e-mel anda secara sistematik
Periksa e-mel anda pada waktu yang dijadualkan. Tidak semua orang perlu mematuhi peti masuk mereka, kerana banyak mesej yang diterima tidak begitu mendesak. Sekiranya anda bekerja di lokasi yang tidak memerlukan respons segera terhadap e-mel, periksa peti masuk anda pada waktu yang dijadualkan - kira-kira tiga atau empat kali sehari.
Arkibkan e-mel. Manfaatkan folder dan label daripada membiarkan mesej menumpuk di peti masuk anda. Outlook mempunyai folder dan subfolder, sementara Gmail mempunyai label dan beberapa peti masuk yang berasingan. Sekiranya anda seorang wartawan, misalnya, folder anda boleh disebut "Laporan semasa", "Laporan masa depan", "Laporan lama", "Temu ramah & Sumber" dan "Cerita & Idea".
- Padam dan arkibkan. Arkibkan surat lama dan penting dan hapus yang lain. Dalam contoh di atas, folder "Laporan Lama" berfungsi sebagai fail wartawan. Apabila anda mula menghapus mesej e-mel lama, anda akan terkejut dengan seberapa banyak item yang masuk ke tong sampah dan berapa banyak item yang disimpan. Sebilangan orang juga suka mengosongkan peti masuk mereka - tidak meninggalkan satu mesej yang belum dibaca (atau tidak meninggalkan sebarang mesej dalam peti masuk mereka). Selain menggunakan folder dan label, anda boleh mengosongkan kotak menggunakan fungsi "Arkib", menghapus e-mel lama semasa rehat di tempat kerja atau menggunakan aplikasi mengatur akaun.
Bila-bila masa yang paling berkesan, gunakan bentuk komunikasi lain. Kadang kala, panggilan telefon mudah dapat menyelesaikan masalah yang memerlukan pertukaran sepuluh e-mel. Sekiranya ada, hubungi orang itu! Sekiranya anda mengetahui bahawa pertukaran e-mel akan menghasilkan perbincangan atau melibatkan banyak mesej, mungkin lebih baik bercakap di telefon. Dengan begitu, anda akan dapat menerima lebih banyak maklumat, sambil mengelakkan perbincangan yang panjang dan panjang melalui mesej elektronik. Anda bahkan boleh menghantar e-mel kepada rakan sekerja dan mengatakan sesuatu seperti "Saya mempunyai banyak soalan untuk anda mengenai topik ini. Mungkin kita harus bercakap antara satu sama lain. Bolehkah saya menghubungi anda dalam lima minit?"
Hadkan gangguan. Walaupun rehat strategik berguna, gangguan pada waktu bekerja tidak. Mereka boleh melambatkan anda, mematahkan langkah kerja anda dan membuat anda kehilangan cara berfikir. Oleh itu, cubalah menggunakan mesej bertulis dan suara khas apabila anda mengetahui bahawa anda terlalu sibuk. Alat ini tidak boleh digunakan hanya semasa anda tidak berada di pejabat; mereka boleh digunakan semasa anda tidak dapat menjalankan tugas. Ramai orang juga menggunakan dasar "pintu terbuka" - tetapi anda tidak perlu membiarkan bilik anda terbuka sepanjang masa. Anda bahkan boleh meninggalkan nota mesra di pintu, dengan mengatakan seperti "Saya sedang dalam panggilan" atau "Saya sedang sibuk. Sila kembali kemudian atau hantarkan e-mel".
Gunakan perkhidmatan "awan". Perkhidmatan awan (juga dikenali sebagai "pengkomputeran awan") dapat dipertimbangkan, kerana lebih murah, diskalakan, efisien dan mudah dikemas kini. Kandungan yang disediakan oleh awan ini sangat berguna, kerana anda dapat mengaksesnya di pelbagai peranti: komputer, tablet, telefon pintar dll. Penyimpanan awan juga berfungsi sebagai kaedah utama atau sekunder untuk membuat sandaran digital. Rujuk orang yang bertanggungjawab untuk IT atau perisian di tempat kerja anda. Anda mungkin sudah mempunyai banyak ruang kosong di awan (atau anda juga boleh membeli ruang itu dengan bayaran tahunan yang kecil).
Gunakan kegemaran internet. Penyemak imbas terbaik memungkinkan untuk menanda buku - apabila anda menyimpan dan mengatur alamat e-mel yang sering anda kunjungi untuk akses yang mudah dan cepat. Manfaatkannya, supaya anda tidak melupakan laman web penting yang mengandungi berita atau maklumat industri.
Kaedah 3 dari 4: Memanfaatkan masa
Elakkan berlatih pelbagai tugas secara serentak. Dalam hal ini, kebanyakan pakar mempunyai pendapat yang serupa. Walaupun kelihatan pantas dan sejuk di TV, praktik serentak dengan beberapa tugas ("multitasking" atau "multitasking") tidak efisien dan boleh menjejaskan keberkesanan organisasi anda. Pilih untuk menumpukan perhatian sepenuhnya kepada satu tugas pada satu masa; selesaikannya dan teruskan ke item seterusnya dalam senarai.
Buat jadual atau kalendar untuk diri anda sendiri. Nasib baik, kebanyakan pekerjaan tidak memerlukan anda menjadualkan semua perkara dalam hari anda secara khusus. Walau bagaimanapun, menyimpan jadual asas sorotan dan acara dan tugas terpenting pada hari itu sangat berguna.
- Tetapkan had masa untuk aktiviti tertentu. Beberapa tugas tidak memerlukan had ini, tetapi yang lain mesti mempunyai parameter waktu agar anda dapat meningkatkan produktiviti anda. Fikirkan aktiviti sehari-hari yang cenderung memakan masa lebih lama daripada biasa - dan berikan tarikh akhir tertentu pada masa akan datang.
- Luangkan masa tambahan untuk aktiviti lain. Beberapa aktiviti - seperti yang mungkin anda pelajari dari pengalaman - cenderung memerlukan lebih banyak masa daripada jangkaan; namun, ini tidak semestinya perkara yang buruk. Ketepikan, sebagai contoh, masa tambahan sebelum dan sesudah melakukan tugas seperti ini (dan terutama untuk acara dan perjumpaan penting).
Gunakan aplikasi jam randik, jam randik fizikal atau penggera. Alat-alat ini boleh berkesan apabila digunakan dengan hemat. Sebilangan orang suka mengatur penggera mereka 10, 15 atau 30 minit lebih awal, untuk menerima amaran awal dan bersiap untuk melakukan aktiviti. Anda juga boleh menggunakan peringatan.
Elakkan menangguhkan aktiviti anda. Tanyakan pada diri anda apakah penangguhan ini benar-benar diperlukan, atau jika itu hanya contoh penundaan. Sekiranya anda fikir anda menunda-nunda, jangan menangguhkan tugas - selesaikannya sekaligus! Walau bagaimanapun, apabila menangguhkan aktiviti tidak dapat dielakkan, ingatlah titik di mana anda mengganggu dan tetapkan masa tertentu untuk menyelesaikannya. Pilihan lain adalah membuat rancangan luar jangka. Contohnya: jika anda harus membatalkan pertemuan tatap muka, anda mungkin dapat membuat panggilan (melalui audio dan / atau video) dengan orang tersebut.
Kaedah 4 dari 4: Menjaga kesihatan fizikal dan mental anda
Berehat. Penting untuk mengalami rehat mental agar anda kekal sihat dan produktif. Kita cenderung tenggelam di tempat kerja sehingga kadang-kadang kita tidak berehat - sangat penting. Jeda ini memberi kita selebihnya yang kita perlukan dan meningkatkan produktiviti kita, tetapi mereka juga membolehkan kita mundur dan bertanya kepada diri kita sendiri jika kita menggunakan masa kita dengan seefisien mungkin.
Tidur lebih lena. Sekiranya kita tidak tidur nyenyak, kita mungkin akan terkejut, letih atau lesu pada keesokan harinya, yang boleh menjejaskan kecekapan dan rancangan kita di tempat kerja. Rancang untuk berehat sekurang-kurangnya tujuh atau lapan jam tanpa gangguan malam.
Jangan membandingkan diri anda dengan rakan sekerja anda. Pekerjaan kebanyakan orang ini berbeza dengan pekerjaan kita, dan mereka semua mempunyai kaedah organisasi yang berbeza. Kaedah yang masuk akal dan berkesan untuk seseorang yang anda kenali mungkin bukan yang terbaik untuk rutin anda, dan sebaliknya.
Terima bahawa organisasi adalah proses yang berterusan. Jangan berharap menjadi sempurna. Organisasi ini berterusan dan memerlukan perhatian berterusan. Anda tidak akan teratur dengan sempurna setiap hari; namun, sedikit pesanan boleh menjadikan anda lebih berkesan.
