Kandungan

• Langkah-langkah

Walaupun e-mel biasanya tidak formal seperti surat, ada kalanya anda perlu menggunakan tulisan yang lebih berbudaya untuk merumuskan pesan anda. Mulakan dengan memikirkan siapa penerima, dan kemudian pilih ucapan yang sesuai dengan keadaan. Setelah ini selesai, anda boleh terus menulis ayat pembuka.

Langkah-langkah

Bahagian 1 dari 3: Mempertimbangkan penerima

1. 

   Tentukan seberapa formal anda perlu. Walaupun anda menulis e-mel "formal", tahap formaliti yang akan digunakan bergantung pada penerima mesej. Contohnya, tahap formaliti yang digunakan untuk menulis kepada guru adalah berbeza dengan tahap formal yang digunakan semasa melamar pekerjaan.
   • Semasa menghubungi seseorang untuk pertama kalinya, bersikap lebih formal daripada yang diperlukan, hanya untuk keselamatan.

2. 

   
   
   Cari nama orang itu. Lakukan carian dan ketahui nama orang yang akan anda kirimi e-mel, jika anda belum mengenalnya. Penting untuk menggunakan nama orang itu untuk menjadikan ucapan itu lebih rapi, walaupun anda sudah menggunakan bahasa rasmi dalam e-mel anda.

3. 

   Ikut corak yang sama dengan orangnya. Salin gaya ucapan penerima sekiranya dia telah menghantar e-mel kepada anda. Contohnya, jika orang itu mengucapkan "Hello" dan menggunakan nama pertamanya, anda boleh menjawabnya seperti itu.

Bahagian 2 dari 3: Memilih Ucapan

1. 

   
   
   Gunakan istilah "Mahal". Penggunaan istilah ini (diikuti dengan nama orang itu) akan memastikan tahap formaliti e-mel berada pada tahap yang betul. Di samping itu, kata ini sering menjadi tidak dapat dilihat dalam ucapan kerana kekerapan penggunaannya, yang merupakan perkara yang baik.

2. 

   Cuba gunakan "Salam" apabila anda tidak mengetahui nama orang tersebut. Istilah "Salam" agak formal dan dapat digunakan dalam situasi di mana anda tidak mengetahui nama penerima, terutama dalam e-mel yang berkaitan dengan pekerjaan. Namun, adalah lebih baik menggunakan nama orang yang akan menerima e-mel, jadi lakukan yang terbaik untuk mengetahui.
   • Anda juga boleh menggunakan "Sesiapa yang berminat boleh" jika e-melnya sangat formal dan anda tidak tahu nama penerima. Walau bagaimanapun, ucapan seperti ini mungkin tidak menyenangkan bagi sesetengah orang.

3. 

   
   
   Pertimbangkan untuk menggunakan "Hai" atau "Hello" dalam e-mel yang agak kurang formal. Secara umum, e-mel cenderung kurang formal daripada huruf, jadi mungkin menggunakan "Hello" dalam e-mel yang tidak begitu formal. Contohnya, jika anda menghantar e-mel kepada guru dengan siapa anda sering berinteraksi, anda dibenarkan untuk menyambutnya dengan "Hi" atau "Hello" yang ringkas.

4. 

   Elakkan "hey". Walaupun "Oi" mungkin diterima dalam e-mel yang kurang formal, perkara yang sama tidak berlaku untuk "Hai". Oleh kerana ucapan ini sangat tidak rasmi walaupun untuk perbualan, anda harus menjauhkannya dari sebarang jenis e-mel rasmi. Walaupun anda mempunyai sedikit keakraban dengan atasan anda, contohnya, lebih baik anda tidak menggunakan "Hey" semasa menghantar e-mel kepadanya.

5. 

   Gunakan tajuk dan bukan nama apabila perlu. Dalam banyak situasi, mungkin anda hanya mengetahui tajuk penerima dalam syarikat atau organisasi tempat mereka bekerja. Dalam kes ini, hanya dibenarkan menggunakan gelaran orang itu dan bukan nama. Contohnya, "Pengurus Pengambilan Yang Dihormati", "Jawatankuasa Pengambilan yang Dihormati" atau "Profesor yang dihormati"

6. 

   Tambahkan penghormatan orang itu untuk menjadikan e-mel lebih formal. Sekiranya boleh, tambahkan "Mr.", "Mrs.", "Dr." atau "Guru" sebelum nama orang itu menjadikannya lebih formal. Juga, gunakan nama belakang atau nama penuh orang itu, bukan hanya nama depan.

Bahagian 3 dari 3: Memformat dan Memulakan E-mel

1. 

   Letakkan ucapan pada baris pertama. Bahagian atas e-mel mestilah ucapan yang anda pilih, diikuti dengan nama orang tersebut. Gunakan gelaran untuk orang itu apabila mungkin, seperti Encik, Puan atau Dr., diikuti dengan nama depan dan belakangnya.

2. 

   Gunakan koma. Anda biasanya harus menggunakan koma selepas ucapan. Kolon digunakan dalam huruf rasmi, tetapi ini terlalu formal untuk e-mel. Koma akan mencukupi dalam kebanyakan kes, walaupun anda juga dapat menggunakan titik dua jika anda menulis surat lamaran melalui e-mel.

3. 

   Tukar ke baris seterusnya. Garis di bahagian atas harus disusun hanya dengan ucapan dan, oleh itu, setelah menyelesaikannya, tekan kekunci Enter untuk beralih ke baris seterusnya. Sekiranya anda menggunakan pemisah baris untuk membuat perenggan, anda perlu meninggalkan garis kosong antara ucapan dan perenggan pertama.

4. 

   Perkenalkan diri anda dalam ayat pembuka jika perlu. Sekiranya anda menulis kepada seseorang untuk pertama kalinya, buat persembahan, walaupun anda mengenalnya dalam kehidupan sebenar. Menjelaskan dengan jelas siapa anda kepada orang tersebut akan mendorong mereka untuk terus membaca e-mel.
   • Sebagai contoh, anda boleh menulis: "Nama saya Jéssica Almeida dan saya adalah pengarah pemasaran Companhia XYZ". Anda juga boleh menulis bagaimana anda bertemu orang itu: "Nama saya Roberto Santos dan saya berada di kelas pemasaran anda".
   • Sekiranya anda sudah mengenali orang itu dan telah menulis surat kepada mereka sebelumnya, anda boleh menggunakan ayat pertama sebagai ucapan. Contohnya, anda boleh mengatakan, "Terima kasih kerana menjawab saya dengan begitu cepat" atau "Saya harap semuanya baik-baik saja dengan anda".

5. 

   Langsung ke intinya. Sebilangan besar e-mel rasmi perlu sampai ke titik dengan cepat. Dengan cara itu, ayat pertama atau kedua e-mel anda harus menyatakan sebab mengapa anda menulis kepada penerima. Ingatlah untuk sehalus mungkin semasa menerangkan tujuan anda.
   • Contohnya, anda boleh menulis: "Saya menulis e-mel ini untuk meminta pertolongan anda dengan masalah pemasaran" atau "Saya menghantar e-mel ini kerana saya menghadapi masalah di kelas, jadi saya ingin beberapa cadangan untuk membaca yang dapat membantu saya memahami subjek ".