Kandungan

• Langkah-langkah

Laporan mingguan adalah biasa di banyak syarikat, terutamanya dalam perniagaan, magang dan projek penyelidikan. Berhati-hatilah semasa menulis laporan supaya pegawai atasan anda mempunyai idea yang lebih jelas mengenai kemajuan yang sedang dicapai.

Langkah-langkah

Bahagian 1 dari 3: Menyusun Maklumat

1. 

   Ketahui tujuan laporan. Sebanyak mana anda diminta untuk menyiapkan laporan, peranannya bukan sekadar membuat anda sibuk pada waktu pejabat. Mengetahui dengan tepat mengapa bos anda meminta laporan mingguan akan memberitahu anda apa yang harus ditulis pada dokumen tersebut.
   • Biasanya, laporan tersebut bertujuan untuk memberitahu pengurus mengenai status terkini projek syarikat dan untuk membantu dalam membuat keputusan.
   • Contohnya, jika anda seorang pengurus kedai, anda mungkin perlu meringkaskan penjualan selama seminggu dalam laporan anda. Majikan anda akan menggunakan laporan tersebut untuk menilai prestasi, nilai dan pesanan kedai yang telah dibuat.
   • Sekiranya anda akan menghantar laporan mingguan untuk projek magang atau penyelidikan, ideanya adalah untuk menunjukkan kepada instruktur anda kemajuan yang telah dicapai, berkongsi kemungkinan penemuan penting.

2. 

   
   
   Ketahui siapa yang akan membaca laporan itu. Pengenalan diri awam adalah banyak penting semasa merancang penulisan, kerana ia membantu mengutamakan maklumat.
   • Dengan mengetahui siapa yang akan membaca laporan, anda juga akan dapat mengetahui jenis bahasa yang akan digunakan dengan lebih baik. Sebagai contoh, laporan untuk sekumpulan pelajar kelas satu akan sangat berbeza dengan laporan untuk eksekutif di syarikat multinasional.
   • Fikirkan khalayak untuk melihat apakah anda perlu menjelaskan beberapa item dengan lebih terperinci. Sebagai contoh, jika anda akan menulis laporan mingguan mengenai masalah undang-undang kepada sekumpulan peguam, anda tidak perlu memberikan ringkasan lengkap mengenai undang-undang. Sekiranya laporan itu disampaikan kepada sekumpulan pentadbir tanpa latihan undang-undang, sebaliknya, adalah idea yang baik untuk memberikan gambaran umum mengenai undang-undang.
   • Sekiranya laporan itu merupakan sebahagian daripada magang, projek penyelidikan atau aktiviti sekolah, ingatlah bahawa orang ramai tidak itu adalah guru atau penasihat anda, walau bagaimana pun laporan itu disampaikan kepada mereka. Fikirkan konteks dan sifat projek untuk mengetahui kepada siapa pengarahannya.

3. 

   
   
   Utamakan data utama laporan. Sebanyak dokumennya ringkas dan pendek, kemungkinan besar orang tidak akan membacanya sepenuhnya. Oleh kerana itu, ingatlah untuk meletakkan maklumat penting pada awal teks.
   • Sebagai contoh, jika anda menulis untuk membandingkan tiga jenama peralatan yang berbeza dan mengesyorkan pilihan terbaik untuk syarikat, kesimpulannya harus segera dilihat. Anda harus menerangkan bagaimana anda sampai pada kesimpulan itu dengan segera.
   • Biasanya, halaman pertama laporan mestilah ringkasan hasil, cadangan atau kesimpulan. Gunakan halaman berikut untuk menggali lebih mendalam data dan membolehkan pembaca yang berminat terus menganalisis hasil anda.

4. 

   
   
   Ketahui apa yang mungkin berlaku dengan laporan tersebut. Biasanya, laporan mingguan adalah dokumen mudah yang digunakan untuk pendaftaran sahaja. Kemungkinan besar teks anda tidak akan dibaca hingga akhir.
   • Tetap saja, tahan godaan untuk menulis laporan separuh bangkit. Ramai orang berpendapat bahawa mereka boleh menulis apa sahaja, bagaimanapun, tidak ada yang membaca laporan mingguan. Penting agar teks tersebut menggambarkan etika kerja anda. Pada satu masa atau yang lain, seseorang akan menyedari bahawa anda tidak cukup memperhatikan laporan tersebut dan bukan idea yang baik untuk bertindak balas dengan mengatakan "Saya tahu tidak ada yang akan membaca teksnya", bukan?
   • Sebanyak keseluruhan laporan mestilah berkualiti, utamakan bahagian-bahagian yang kemungkinan besar akan dibaca. Biasanya, tumpuan harus diberikan pada ringkasan dan kesimpulan. Bahagian-bahagian ini mesti bersih.
   • Ketahuilah bahawa kenyataan bahawa laporan itu tidak dibaca sepenuhnya tidak bermaksud tidak penting. Profesional senior biasanya sangat sibuk dan terbiasa membaca secara dinamik untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan untuk membuat keputusan. Mereka mungkin tidak akan membaca keseluruhan laporan jika tidak diperlukan, tetapi akan menyimpan dokumen tersebut untuk disemak kemudian, jika perlu.

Bahagian 2 dari 3: Memformat dokumen

1. 

   Minta sampel. Biasanya, syarikat mempunyai format standard untuk laporan mingguan yang memudahkan pengurus atau eksekutif untuk mendapatkan maklumat. Menggunakan format yang berbeza dapat menghalang bacaan.
   • Mengikuti format syarikat adalah lebih jauh penting dalam kes laporan penjualan, kerana pengurus biasa menggunakan format dan dapat memperoleh maklumat yang mereka perlukan dengan sekelip mata. Dengan menggunakan format yang berbeza, anda akan menjadikan laporan tidak berguna kerana perlu dibaca agar dapat difahami.
   • Cari pembantu tadbir dan tanyakan apakah ada templat pemformatan untuk laporan tersebut. Biasanya, syarikat mempunyai dokumen kosong dengan tetapan pemformatan yang betul.

2. 

   Pertimbangkan kaedah persembahan. Sekiranya anda akan menghantar laporan sebagai dokumen terlampir atau secara langsung dalam badan e-mel, format dokumennya berbeza.
   • Contohnya, jika anda akan menghantar laporan sebagai dokumen terlampir dalam e-mel, sertakan ringkasan isi mesej. Oleh itu, pembaca tidak perlu memuat turun lampiran untuk memahami mesej umum laporan.
   • Sekiranya penghantaran hendak dicetak, sertakan sampul atau halaman tajuk untuk memudahkan pengenalan dan pengarkiban laporan.
   • Tidak kira apa kaedah penghantaran, sertakan nama anda di setiap halaman. Masukkan juga penomboran gaya "PAGE X DE Y" di semua halaman. Oleh itu, sekiranya helaian terlepas atau hilang, pembaca akan dapat mengetahui dari mana laporan itu berasal dan apakah semua halaman tersebut ada.
   • Sertakan maklumat yang diperlukan dalam tajuk halaman. Sebagai contoh, anda boleh menulis "Laporan penjualan Selma Calçados, Minggu 32, Halaman 3 dari 7".

3. 

   Tulis satu ringkasan eksekutif. Ini adalah ringkasan ringkas laporan secara keseluruhan, biasanya satu atau dua perenggan. Ideanya adalah bahawa seorang eksekutif hanya dapat membaca ringkasan untuk dapat membuat keputusan tanpa harus membaca keseluruhan laporan.
   • Adalah sangat penting untuk menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas dalam ringkasannya, untuk mengelakkan jargon yang perlu dijelaskan, bagaimanapun banyak orang awam yang mengetahui istilah yang digunakan.
   • Biarkan untuk menulis ringkasan setelah anda selesai menulis laporan, bagaimanapun, mustahil untuk meringkaskan sesuatu yang belum ditulis. Walaupun anda sudah mempunyai garis besar laporan, perkara boleh berubah semasa penulisan dokumen itu sendiri.

4. 

   Susun perenggan dan bahagian dengan baik. Setelah anda memahami format yang diperlukan untuk laporan, sediakan garis besar dengan bahagian yang sesuai untuk tujuan dokumen tersebut.
   • Kaji garis besar untuk melihat apakah teks mengalir secara logik dari satu bahagian ke bahagian yang lain. Periksa juga apakah teks itu sesuai untuk khalayak sasaran dokumen.
   • Laporan biasanya diformat dalam urutan berikut: ringkasan eksekutif, pengenalan, kesimpulan, cadangan, penemuan, perbincangan dan senarai rujukan. Sekiranya anda mahu, sertakan lampiran dan indeks yang berkaitan; bahagian seperti itu biasanya tidak diperlukan dalam laporan mingguan.
   • Setiap bahagian laporan mesti membahas satu subjek. Setiap perenggan dari setiap bahagian, pada gilirannya, harus membincangkan satu idea dalam subjek. Contohnya, jika terdapat bahagian dalam laporan penjualan mingguan yang disebut "Jenama kanak-kanak popular", buat perenggan untuk setiap jenama. Sekiranya anda akan memisahkan pakaian kanak-kanak lelaki dan perempuan, anda boleh membuat subseksyen untuk setiap jenama, memisahkan satu perenggan untuk membincangkan pakaian lelaki dan yang lain untuk pakaian kanak-kanak perempuan.

5. 

   Sediakan penutup jika perlu. Laporan mingguan pendek dan tidak selalu memerlukan halaman berasingan dengan tajuk. Untuk dokumen yang lebih panjang, ada baiknya anda memasukkan halaman tambahan di awal, dengan nama anda dan ringkasan ringkas tujuan dokumen tersebut.
   • Sampulnya berbeza dengan ringkasan eksekutif. Ia mesti merangkumi hanya maklumat yang diperlukan untuk pengisian dokumen yang betul.
   • Syarikat anda mungkin mempunyai format khusus untuk sampul laporan mingguan. Ikut arahan dengan tepat untuk membuat pengarkiban lebih mudah.
   • Sampul mesti mengandungi sekurang-kurangnya tajuk atau keterangan laporan (seperti "Laporan penjualan mingguan"), nama anda, nama syarikat dan tarikh penghantaran dokumen.

Bahagian 3 dari 3: Menggunakan bahasa yang cekap

1. 

   Caprice dalam tajuk bahagian dan subseksyen. Tajuknya membolehkan pembaca mencari bahagian tertentu dari laporan yang menarik minatnya dan membantu mendapatkan maklumat yang diperlukan untuk memahami kesimpulan atau cadangannya.
   • Adalah penting bahawa tajuk bahagian menerangkan kandungan secara langsung dan tepat.
   • Sebagai contoh, laporan penjualan mingguan boleh merangkumi bahagian berikut: "Trend fesyen wanita", "Trend fesyen lelaki" dan "Jenama kanak-kanak popular". Di dalamnya, anda boleh memasukkan bahagian untuk menyoroti tren dan jenama tertentu.
   • Ikuti pembinaan tatabahasa yang sama untuk semua tajuk, sehingga laporan itu mengikuti konsistensi logik. Sebagai contoh, jika tajuk pertama adalah "Memperkukuhkan kedudukan kita dalam fesyen lelaki", yang kedua adalah "Memimpin persaingan dalam fesyen wanita", bukan "Penjualan pakaian wanita".

2. 

   Tulis menggunakan ayat yang mudah dan jelas. Penulisan langsung dan berstruktur dengan baik, dalam corak "subjek - kata kerja - objek", menunjukkan kejelasan pemikiran dan keyakinan terhadap kesimpulan laporan.
   • Setelah menyusun laporan, baca dari awal hingga akhir dan hapus perkara yang tidak perlu. Cari tindakan setiap ayat dan ingat untuk meletakkan subjek di sebelah kata kerja: semua ayat mesti mengikut baris "siapa yang melakukan apa".
   • Menghilangkan kelebihan dan penggulungan. Anda tidak perlu menggulung untuk memanjangkan laporan: sampai ke tahap yang tepat.
   • Sebagaimana penulisan langsung kelihatan membosankan atau membosankan, tujuan laporan ini bukanlah untuk menghiburkan pembaca. Pilih gaya yang akan menyampaikan mesej dengan berkesan.

3. 

   Elakkan prasangka semasa menulis. Semua cadangan yang dibuat dalam laporan mesti berdasarkan bukti fakta, bukan pendapat peribadi. Meyakinkan pembaca dengan fakta yang sukar dan penulisan yang ringkas.
   • Elakkan kata sifat dan frasa dengan konotasi positif atau negatif. Tumpuan anda harus pada fakta!
   • Sekiranya anda akan mengesyorkan untuk mempromosikan jurujual dalam laporan, sebagai contoh, adalah penting untuk menyokong cadangan tersebut dengan fakta yang menunjukkan nilai pekerja, mengelakkan perincian yang berfokus pada subjektif atau emosi. Sebagai contoh, menulis "Selma telah menjual lebih banyak daripada semua pekerja lain, bahkan bekerja sambilan" lebih baik daripada menulis "Selma adalah pekerja terbaik dalam pasukan dan selalu bekerja keras, tidak kira seberapa keras dia harus bekerja. tempoh untuk menjaga ibu yang sakit ".

4. 

   Gunakan kata kerja yang kuat. Semasa menulis dengan suara aktif, satu kata memberitahu pembaca tentang apa yang berlaku dalam ayat: kata kerja. Penting untuk menggunakan kata kerja pendek dan kuat yang menggambarkan dengan jelas tindakan yang dimaksudkan.
   • Beri keutamaan kepada kata kerja sederhana, seperti "penggunaan" dan bukan "penggunaan".
   • Sebanyak kata kerja yang menggambarkan proses pemikiran - berfikir, tahu, faham, percaya - diperlukan dari semasa ke semasa, ia kurang langsung. Mungkin lebih baik menganalisis maksud anda untuk menjadikan keseluruhan doa lebih berorientasikan tindakan. Sebagai contoh, katakan anda ingin menulis "Saya percaya bahawa penjualan kami akan meningkat dalam beberapa bulan akan datang". Analisis pemikiran anda di sebalik pernyataan itu dan cuba tuliskan semula: "Dari segi sejarah, penjualan meningkat pada akhir tahun ini. Saya meramalkan peningkatan penjualan pada bulan November dan Disember".
   • Untuk memfokuskan penulisan pada tindakan, baca semula laporan untuk cuba menghilangkan preposisi dan menggantikan perkataan yang berakhiran -kepada dengan kata kerja yang lebih kuat. Contohnya, "permuafakatan pendapat" hanya boleh ditulis sebagai "kata sepakat". Sekiranya seseorang "melindungi" sesuatu, lebih baik hanya menulis "melindungi".

5. 

   Elakkan suara pasif, atau anda akan lebih mementingkan objek daripada pada subjek. Oleh kerana ini diperlukan untuk alasan politik atau diplomatik, anda akan menjadikan pembacaan membingungkan.
   • Suara aktif memberi penghargaan kepada sesiapa yang melakukan tindakan yang dimaksudkan, membuat pembaca laporan mengetahui siapa yang bertanggungjawab terhadap sesuatu. Tidak boleh anda faham mengapa ini penting? Bayangkan anda membaca artikel mengenai api yang merosakkan yang mengatakan "Nasib baik, semua kanak-kanak telah diselamatkan". Mengenal pasti siapa yang menyelamatkan kanak-kanak itu penting! Sekiranya artikel itu mengatakan "Pendeta tempatan Luiz Silveira memasuki rumah anak yatim dan menyelamatkan semua anak-anak", anda akan tahu siapa yang layak mendapat pujian pahlawan itu.
   • Suara aktif juga penting untuk menjelaskan kemungkinan tindakan negatif. Semasa menulis "Kesalahan telah dibuat" dalam laporan, bos anda ingin mengetahui siapa yang melakukan kesalahan dan apakah tindakan tatatertib yang dikenakan. Sekiranya anda melakukan kesalahan, anggaplah itu dan akui tanggungjawab anda.
   • Untuk mengenal pasti dan menghilangkan suara pasif, cari kata kerja seperti "menjadi" dan "menjadi". Setelah mengesannya, kenal pasti tindakan ayat itu dan cari siapa yang melaksanakannya. Kemudian letakkan subjek di tengah-tengah ayat.

6. 

   Menghantar data dengan elemen visual. Grafik dan jadual jauh lebih mudah dibaca daripada perenggan yang penuh dengan data, terutamanya jika maklumat yang ingin anda sampaikan adalah angka.
   • Pilih elemen yang sesuai untuk menyampaikan maklumat kepada pembaca dengan cara yang berguna yang mencerminkan tujuan laporan dengan baik.
   • Sebagai contoh, grafik garis mungkin merupakan pilihan terbaik untuk menunjukkan peningkatan penjualan mantel wol, kerana jelas menunjukkan kenaikannya. Sekiranya anda menggunakan jadual untuk menghantar maklumat yang sama, pembaca perlu melihat semua nombor dan membandingkannya untuk mengetahui bahawa sebenarnya terdapat peningkatan. Sekiranya terdapat graf, lihat gambar untuk mengetahui hasilnya.
   • Ingat bahawa mata tertarik pada elemen visual. Penting agar grafik dan jadual disusun dan diletakkan dengan baik di halaman. Sertakan hanya elemen visual yang penting untuk cadangan atau kesimpulan laporan.

7. 

   Elakkan jargon. Sebagaimana industri yang dimaksudkan mempunyai beberapa istilah yang nampaknya mustahil untuk dielakkan, selain beberapa istilah bergaya yang dipopularkan oleh buku dan artikel, mereka biasanya tidak memberi nilai tambah pada teks dan dapat mengganggu penafsiran mesej yang dimaksudkan.
   • Buat senarai dengan istilah dan istilah fesyen untuk diperiksa dan tidak berlebihan ketika menyusun laporan. Setelah selesai menulis, cari dokumen dan ganti jargon yang diperlukan.
   • Ingat bahawa kelebihan jargon tidak menunjukkan bahawa anda mengetahui segala sesuatu mengenai bidang anda, sebaliknya. Profesional senior biasanya lebih tua dan telah melihat kenaikan dan penurunan beberapa "kata kunci". Dengan menggunakan istilah sedemikian dengan kerap, anda akan kelihatan tidak yakin dengan apa yang anda bicarakan.
   • Elakkan juga menggunakan istilah yang terlalu rumit. Sebagai contoh, hakikat bahawa anda menulis laporan mengenai masalah undang-undang tidak bermaksud bahawa anda perlu menggunakan beberapa istilah yang hanya diketahui oleh peguam.

8. 

   Caprice dalam ulasan. Sekiranya laporan itu penuh dengan kesalahan tatabahasa dan menaip, anda akan merasa ceroboh. Buat garis besar terlebih dahulu untuk memberi masa untuk semakan.
   • Gunakan pemeriksa ejaan pada pemproses kata anda, tetapi jangan hanya bergantung padanya. Banyak program akhirnya kehilangan kesalahan menaip, terutamanya apabila kesalahan membuat kata yang betul (seperti menaip "tetapi" dan bukannya "lebih").
   • Menyemak laporan ke belakang dapat membantu anda mencari kesilapan. Apabila anda sudah biasa dengan apa yang telah ditulis, adalah perkara biasa untuk melewatkan beberapa kesalahan, seperti kata-kata yang dihilangkan, kerana otak akhirnya mengisi kekosongan. Dengan membaca dokumen ke belakang, anda mengelakkan masalah ini.
   • Membaca teks dengan kuat juga banyak membantu semasa menyemak semula. Sekiranya anda keliru ketika membaca ayat, kemungkinan besar teksnya ditulis dengan teruk. Tulis semula petikan untuk meningkatkan aliran membaca.