Kandungan

• Langkah-langkah
• Petua

Pembantu Microsoft Out of Office membolehkan anda menyediakan balasan automatik untuk dihantar kepada orang apabila anda tidak tersedia atau tidak. Ciri ini hanya tersedia untuk pengguna dengan akaun Microsoft Exchange; namun, pengguna rumah tanpa akaun ini dapat membuat templat dan peraturan agar Outlook dapat menghantar respons secara automatik.

Langkah-langkah

Kaedah 1 dari 4: Outlook 2013 dan 2010

1. Klik pada "Fail" dan pilih "Maklumat" dari menu sebelah kiri.
2. Pilih "Jawapan automatik (di luar pejabat)". Melakukannya akan membuka kotak dialog "Balasan automatik".
   • Sekiranya pilihan ini tidak tersedia, anda mungkin tidak mempunyai akaun Exchange. Ikuti langkah-langkah dalam Kaedah 4 artikel ini untuk menetapkan respons automatik dalam kes ini.
3. Pilih pilihan "Kirim balasan automatik".
4. Pilih pilihan "Hanya kirim selama selang waktu ini" dan kemudian tentukan "Waktu mula" dan "Waktu tamat". Contohnya, jika anda bercadang untuk bercuti selama dua minggu, tetapkan selang waktu dalam tempoh tersebut.
5. Klik tab "Di dalam organisasi saya" dan masukkan respons automatik yang ingin anda kirimkan kepada orang yang menghantar e-mel dari dalam organisasi anda.
6. Klik pada tab "Di luar organisasi saya" dan masukkan respons automatik yang ingin anda kirimkan kepada orang yang menghantar e-mel dari luar organisasi anda. Contohnya, taipkan mesej yang menjelaskan ketidakhadiran anda, dan hantar semula soalan dan soalan lain kepada pekerja lain di syarikat anda.
7. Klik "OK". Orang yang menghantar e-mel semasa ketiadaan anda akan menerima respons automatik yang dibuat.

Kaedah 2 dari 4: Outlook 2007

1. Klik pada "Tools" dan pilih "Out of Office Assistant". Melakukannya akan membuka kotak dialog "Pembantu Luar Pejabat".
   • Sekiranya pilihan ini tidak tersedia, anda mungkin tidak mempunyai akaun Exchange. Ikuti langkah-langkah dalam Kaedah 4 artikel ini untuk menetapkan respons automatik dalam kes ini.
2. Pilih pilihan "Kirim balasan di luar pejabat secara automatik".
3. Pilih pilihan "Hanya kirim selama selang waktu ini" dan kemudian tentukan "Waktu mula" dan "Waktu tamat". Sebagai contoh, jika anda merancang untuk pergi hanya dalam satu hari, tetapkan selang waktu untuk tempoh tersebut.
4. Klik tab "Di dalam organisasi saya" dan masukkan respons automatik yang ingin anda kirimkan kepada orang yang menghantar e-mel dari dalam organisasi anda. Contohnya, maklumkan mengenai ketidakhadiran anda dan katakan bahawa pengurus akan bertanggungjawab atas tugas anda sepanjang tempoh ini.
5. Klik pada tab "Di luar organisasi saya" dan masukkan respons automatik yang ingin anda kirimkan kepada orang yang menghantar e-mel dari luar organisasi anda.
6. Klik "OK". Orang yang menghantar e-mel semasa ketiadaan anda akan menerima respons automatik yang dibuat.

Kaedah 3 dari 4: Outlook 2003

1. Klik pada "Tools" dan pilih "Out of Office Assistant". Melakukannya akan membuka kotak dialog "Pembantu Luar Pejabat".
   • Sekiranya pilihan ini tidak tersedia, anda mungkin tidak mempunyai akaun Exchange. Ikuti langkah-langkah dalam Kaedah 4 artikel ini untuk menetapkan respons automatik dalam kes ini.
2. Pilih pilihan "Saya sedang di luar pejabat".
3. Ketikkan mesej yang ingin anda kirim secara automatik ke e-mel masuk di kotak teks "Kirim balasan sekali kepada setiap pengirim dengan pesan berikut". Kini, orang yang cuba menghubungi anda melalui e-mel akan menerima respons automatik anda sekali sahaja sehingga anda kembali ke pejabat.
4. Klik "OK". Sebarang e-mel yang diterima akan dijawab secara automatik tanpa had, atau sehingga anda mengulangi Langkah 1 dan memilih pilihan "Saya sedang berada di pejabat".

Kaedah 4 dari 4: Akaun Bukan Pertukaran

1. Buka Microsoft Outlook di komputer anda.
2. Klik "Laman Utama" dan pilih "E-mel baru".
3. Masukkan balasan yang ingin anda hantar secara automatik ke mesej yang diterima di badan mesej e-mel. Mesej ini akan digunakan sebagai templat "Di Luar Pejabat".
4. Klik "Fail" dan kemudian pilih "Simpan sebagai". Melakukannya akan membuka kotak dialog "Simpan Sebagai".
5. Pilih "Templat Outlook" dari menu lungsur "Simpan sebagai jenis".
6. Masukkan nama model mesej dan klik "Simpan". Templat ini kini dapat digunakan setiap kali anda tidak tersedia melalui e-mel di akaun Outlook peribadi anda.
7. Klik "Laman Utama", pilih "Peraturan" dan kemudian "Urus peraturan dan amaran". Agar templat dapat dihantar secara automatik apabila anda tidak tersedia, anda mesti membuat peraturan di Outlook.
8. Pilih "Peraturan baru", dan klik "Terapkan peraturan ke pesan yang saya terima" di bawah "Mulai dari peraturan kosong".
9. Klik "Next" dua kali untuk terus membuat peraturan.
10. Pilih pilihan "Balas menggunakan templat tertentu" di bawah "Apa yang ingin anda lakukan dengan mesej?’
11. Pilih pilihan "Model khusus" di bawah "Edit keterangan peraturan (klik nilai yang digarisbawahi)".
12. Pilih "Templat pengguna dalam sistem fail" dari menu lungsur "Periksa".
13. Pilih templat yang dibuat lebih awal untuk menggunakan balasan di luar pejabat anda dan klik "Buka".
14. Klik "Next" dan tambahkan pengecualian yang diingini (jika berkenaan). Sebagai contoh, adalah mungkin untuk menambahkan pengecualian untuk beberapa e-mel tertentu untuk dihantar ke alamat lain.
15. Klik "Next" dan beri nama peraturan yang dibuat.
16. Klik "Selesai". Segala e-mel yang masuk kini akan dijawab secara automatik menggunakan templat yang dibuat.

Petua

• Pertimbangkan untuk menambahkan hari di mana anda tidak akan tersedia, serta bentuk hubungan lain dalam balasan automatik anda. Melakukannya akan memberitahu penerima cara lain untuk menghubungi anda atau cara menghubungi orang lain sekiranya anda tidak hadir.